MigracijaDraft

Prelazak iz Minimaxa u Bilko: kako pripremiti podatke uz kontrolu rizika

Ako razmišljate o prelasku iz postojećeg računovodstvenog programa u Bilko, najvažniji dio nije sam klik na uvoz. Najvažnije je da znate koje podatke prenosite, što treba provjeriti i tko potvrđuje da su podaci spremni za rad.

Ovaj vodič ne opisuje tuđe izbornike niti kopira upute drugih sustava. Cilj je dati sigurnu Bilko kontrolnu listu za migraciju.

Tko treba ovaj vodič?

Vodič je za firme koje danas koriste Minimax ili drugi poslovni program, a žele pripremiti podatke za Bilko pilot ili prelazak.

Što pripremiti prije migracije?

Kupci i dobavljači

Pripremite popis:

  • naziv,
  • OIB,
  • adresa,
  • e-mail,
  • IBAN ako ga koristite,
  • napomena ako postoji duplikat ili stari zapis.

Računi

Za račune odvojite:

  • otvorene račune,
  • račune u tekućoj godini,
  • račune koji su već zatvoreni,
  • ispravke i storna,
  • predujmove i posebne slučajeve.

Ne mora se uvijek migrirati sve. Često je sigurnije krenuti s čistim početnim stanjem i arhivu držati odvojeno.

Troškovi i ulazni računi

Pripremite:

  • dokumente dobavljača,
  • kategorije troškova,
  • statuse plaćanja,
  • posebne porezne napomene koje je dao računovođa.

Početna stanja

Početna stanja uvijek uskladite s računovođom. Ona ovise o tome kada prelazite, što se prenosi i što ostaje u starom sustavu kao arhiva.

Kako Bilko pomaže?

Bilko migraciju treba voditi kao kontrolirani proces:

  1. prvo se identificiraju izvori podataka,
  2. zatim se provjerava kvaliteta podataka,
  3. podaci se mapiraju u Bilko strukturu,
  4. problematični zapisi se označe za ručnu provjeru,
  5. računovođa potvrđuje što se koristi dalje.

Ako određeni automatski uvoz još nije dostupan u vašem okruženju, Bilko tim može koristiti sigurniji ručni ili polu-ručni postupak u pilotu.

Što ne treba raditi?

Nemojte:

  • prenositi stare duplikate bez čišćenja,
  • brisati arhivu u starom sustavu prije provjere,
  • miješati testne podatke s produkcijskim,
  • pretpostaviti da su svi izvozi jednako strukturirani,
  • migrirati porezno osjetljive podatke bez računovođe.

Što potvrđuje računovođa?

Računovođa potvrđuje:

  • datum prelaska,
  • početno stanje,
  • otvorene stavke,
  • koji se dokumenti moraju zadržati kao arhiva,
  • koji podaci trebaju biti aktivni u Bilku.

Checklist

  • Napravljen je popis podataka koji se prenose.
  • Arhiva iz starog sustava je sačuvana.
  • Duplikati su označeni.
  • Otvoreni računi su odvojeni.
  • Početno stanje je dogovoreno s računovođom.
  • Testni uvoz je provjeren prije aktivnog rada.
  • Osjetljivi podaci se prenose sigurnim kanalom.

Napomena

Minimax je naziv treće strane i koristi se samo za opis izvornog sustava iz kojeg korisnik može migrirati. Ovaj članak je originalni Bilko vodič i ne predstavlja službenu dokumentaciju Minimaxa.